مساعد إداري
وظيفة بدوام كامل
30,000 دولار - 35,000 دولار + مزايا كاملة
مسؤول عن تقديم الدعم الإداري لضمان التشغيل الفعال للمكتب. سوف تدعم المديرين والموظفين من خلال مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالتنظيم والتواصل. سوف تتواصل عبر الهاتف والبريد الإلكتروني لضمان إنجاز جميع مهام المساعد الإداري بدقة وتسليمها بجودة عالية وفي الوقت المناسب.
تشمل المسؤوليات على سبيل المثال لا الحصر:
- الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
- تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد
- إنتاج وتوزيع مذكرات المراسلات والنشرات والخطابات والفاكسات والنماذج
- المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
- تطوير وصيانة نظام حفظ الملفات لبرامج معينة
- تقديم الدعم العام للزوار
- إجراء الإيداعات المصرفية
- جدولة الاجتماعات وتنسيقها وإعداد جداول الأعمال وتسجيل المحاضر
- إدارة اللوازم المكتبية وصيانة المساحات المكتبية
- تنسيق جميع التقارير/العروض التقديمية باستخدام المعايير المهنية لكتابة التقارير كمبادئ توجيهية بما في ذلك ضمان دقة الإملاء والنحو والعناصر الهيكلية الأخرى.
- تنظيم الفعاليات التعليمية والفعاليات الأخرى بما في ذلك الجدولة وحجز القاعات وترتيب خدمات تقديم الطعام وطلب وإعداد المعدات السمعية والبصرية.
- المساعدة في جمع البيانات المتعلقة بالتقارير الفنية
- المساعدة في تطوير التقارير/العروض التقديمية بما في ذلك تطوير الرسوم التوضيحية (الرسومات) لدعم المفاهيم.
- الصيانة العامة للمكتب
المتطلبات
- خبرة إدارية سابقة مثبتة
- معرفة أنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
- مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على القيام بمهام متعددة وترتيب أولويات العمل
- الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة
- مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية
- يُفضَّل من يجيد لغتين
- شهادة GED/الثانوية العامة مطلوبة. يفضل الحصول على شهادة جامعية.
- القدرة على العمل كجزء من فريق، والتعامل مع جميع مستويات الموظفين بطريقة احترافية، والعمل مع الحد الأدنى من الإشراف على القيام بمهام متعددة، وترتيب أولويات المهام باستمرار.
- مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين، والتواصل (الشفهي والكتابي)، والمهارات التنظيمية.
- من الضروري إتقان استخدام مجموعة Microsoft Office بما في ذلك Word وExcel وOutlook وPower Point وAccess.
- قدرة مثبتة على العمل في جمع البيانات وإنتاج التقارير وجداول البيانات.
- امتلاك رخصة قيادة سارية المفعول ومركبة ذات محرك